Devenez agent ou agente de secrétariat à la Direction régionale de Services Québec de l’Estrie !
Offre d’emploi : 2214307
Un poste d’agent-agente de secrétariat est à pourvoir à la Direction du marché du travail et des services
spécialisés. Le lieu de travail est situé au 70, rue King Ouest, à Sherbrooke. L’entrée en fonction est prévue à
la fin du mois de novembre 2022. Le travail pourra être offert en mode hybride (présentiel et télétravail).
De bonnes raisons de travailler avec nous :
• Des perspectives de carrières diversifiées;
• Des mesures de conciliation travail-vie personnelle;
• Un salaire et des avantages sociaux avantageux;
• 20 jours de vacances dès un an de service et 13 jours fériés par année;
• Un lieu de travail facilement accessible en transport en commun.
Attributions :
La personne titulaire effectue divers travaux de secrétariat, lesquels se caractérisent par des attributions de soutien administratif ayant trait notamment à la révision linguistique, au traitement et au suivi de la correspondance, à la réalisation d’opérations facilitant le déroulement des activités courantes. Elle apporte un soutien aux professionnels de l’équipe en effectuant divers travaux administratifs et de secrétariat tout en assurant le suivi et le respect des échéanciers des mandats. Plus spécifiquement, elle veillera à :
• assurer la gestion des agendas et des courriels des directrices;
• mettre à jour ou créer des tableaux de suivi et autres documents, les mettre en forme et les réviser au besoin;
• compiler des données et informations dans des tableaux;
• analyser et disposer de certaines demandes devant être traitées par les différentes équipes sans l’intervention de son supérieur;
• classer et archiver les documents de travail (papiers et électroniques);
• vérifier la qualité de présentation des documents produits par le personnel de la Direction pour l’approbation des directrices en portant un regard sur la qualité des documents, en prenant connaissance de l’information, en vérifiant la qualité du français;
• assurer l’application des normes de classement et d’archivage (GID) en vigueur au Ministère;
• organiser des réunions, envoyer les convocations, effectuer les réservations, préparer les ordres du jour et les documents nécessaires et assurer la logistique entourant la tenue de ces réunions;
• organiser les déplacements à l’extérieur (réservations d’hôtels et moyens de transport), compléter les comptes de dépenses des directrices et les acheminer pour traitement approprié.
Échelle de traitement : De 35 668 $ à 45 658 $
Le nombre d’heures hebdomadaires de travail pour cet emploi est de 35 heures.
Profil recherché :
La personne recherchée doit faire preuve d’un grand sens de l’autonomie, de capacité d’adaptation et de débrouillardise. Elle doit posséder une bonne maîtrise de la langue française et une très bonne connaissance des fonctions avancées des logiciels et des outils informatiques de la suite Office. Savoir bien organiser son travail et faire preuve de rigueur et d’un sens des responsabilités pour exécuter une tâche de qualité selon les consignes et dans les délais prescrits. Avoir une bonne facilité de communication et un niveau d’attention élevé tout en sachant faire face aux imprévus et mener à terme plusieurs tâches simultanément. Savoir faire preuve de discrétion et de diplomatie.
Modalité d’inscription :
Date limite pour transmettre votre candidature : 31 octobre 2022, 23h59
Si cet emploi vous intéresse, veuillez faire parvenir :
• votre curriculum vitae (voir encadré ci-dessous)
• votre diplôme d’études secondaires
• votre évaluation comparative des études effectuées hors Québec
• vos autres diplômes
à l’adresse suivante : marie-france.dionne@servicesquebec.gouv.qc.ca en mentionnant dans l’objet le numéro de l’offre d’emploi 2214307.
Sur votre curriculum vitae, veuillez indiquer les informations suivantes pour chaque emploi :
• Tâches principales et habituelles (ne pas écrire uniquement le titre du poste);
• Durée de l’emploi avec mois et année (par exemple – février 2020 à mai 2022);
• Nombre d’heures travaillées par semaine (par exemple – 21 heures/semaine)
Il importe de détailler l’ensemble de vos expériences puisque ces informations serviront à analyser avec justesse votre dossier de candidature et à déterminer votre rémunération.